 | Office management Gestion déléguée des services généraux |
L’Office Manager est le gestionnaire des contrats et activités supports de l’entreprise.
Ses missions couvrent le suivi, la coordination et la planification des interventions logistiques et techniques en relation avec les prestataires de maintenance et de service du site, la gestion des stocks et achats hors production, le contrôle de la cohérence entre factures et engagements contractuels et/ou ponctuels, l’arbitrage entre réalisation en compte propre et sous-traitance, la détermination des prix de revient et des coûts des différentes activités, l’analyse et l’optimisation les contrats en place, la rédaction du reporting d’activité, l’assistance back-office quotidienne. L’objectif de ce contrat est l’optimisation du rapport qualité de service / coût global.
Le schéma directeur du déploiement de ce contrat est le suivant :
Le collaborateur in vivo facilities à temps partagé est affecté durablement à ses clients. Il intervient sur sites en fonction des fréquences définies, des besoins ou des urgences et gère à distance toutes les opérations pouvant être délocalisées en s’appuyant sur un bureau d’études centralisé. Il connait donc parfaitement la façon de fonctionner de ses clients, leurs équipements, leurs utilisateurs, leurs besoins, leurs projets. In fine la société cliente se trouve renforcée dans ses niveaux de performance donc, libre de s’investir pleinement dans son projet entrepreneurial.
Principe de management des prestations
Mise en place d’un système d’information à l’usage de du Manager de Site (Office Manager), des services centraux in vivo et du client.
L’importance du déploiement d’un système d’information dédié aux prestations de services vient répondre aux impératifs suivants :
Identifier tous les angles du contrat, les faire évoluer dans le temps
Responsabiliser, valoriser nos collaborateurs sur site
Bénéficier d’un outil de communication en temps réel entre le client et in vivo
Optimiser les coûts globaux et notamment, réduire le support papier onéreux, peu fiable, non adaptable
Améliorer et faciliter le reporting, la consolidation, la standardisation et l’accès à des benchmarks internes et externes
Améliorer la qualité de service rendue aux occupants et s’assurer du niveau de réponse aux besoins réels
Faciliter le suivi des prestations et des prestataires en temps réel
Aider à répondre aux contraintes réglementaires.
Dans cette optique, in vivo intègre la mise en place d’un progiciel de Gestion des Prestations Assistée par Ordinateur et son exploitation sur la durée du contrat. Cette position repose sur la volonté de l’entreprise de déployer des contrats de services transparents, ouverts afin de garantir à ses clients une totale liberté dans la conduite de ses fonctions supports.
